Esta política explica qué información personal recolecta Gestiion, para qué la usa, dónde la guarda, con quién la comparte, cuánto tiempo la conserva y cómo puedes ejercer tus derechos sobre ella. Aplica al sitio gestiion.com y a la plataforma Gestiion: la aplicación web (app.gestiion.com) y la aplicación móvil.

Se complementa con la Política de tratamiento de datos personales, que desarrolla el régimen colombiano de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) y el procedimiento formal para consultas y reclamos.

1. Responsable

El responsable del tratamiento de tus datos personales es Gestiion, con domicilio en Colombia. Para cualquier asunto relacionado con esta política o con tus datos, escríbenos a privacidad@gestiion.com.

2. Información que recolectamos

En el sitio web

  • Solicitud de demo: el correo corporativo, el teléfono si decides dejarlo y los tipos de sistemas que te interesa gestionar. Junto con la solicitud guardamos el país desde el que se envía —deducido por nuestro proveedor de red a partir de la conexión, sin guardar la dirección IP— y el identificador técnico del navegador (user agent).
  • Métricas del sitio: contamos visitas a páginas, aperturas y envíos del formulario de demo y descargas de la herramienta de diagramas. Cada registro guarda la página visitada y, según el caso, el formato descargado o, en los envíos del formulario, los sistemas elegidos y si el envío se completó; no lleva correo, teléfono, nombre ni ningún identificador personal.
  • Protección contra bots: el formulario de demo usa Cloudflare Turnstile, que evalúa señales técnicas del navegador para distinguir personas de programas automatizados.
  • Datos técnicos de conexión: nuestro proveedor de alojamiento procesa datos como la dirección IP para entregar el sitio y protegerlo frente a ataques.
  • Almacenamiento en tu navegador: la herramienta gratuita de diagramas guarda en tu propio navegador (localStorage) las fechas de uso, para aplicar su límite diario. Ese dato no se envía a nuestros servidores. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.

En la plataforma (web y app móvil)

  • Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, rol y organización a la que perteneces, registrados por el administrador de tu organización al darte de alta. La contraseña se guarda únicamente como hash irreversible; nunca en texto plano.
  • Información operativa: activos, inspecciones, mantenimientos, reportes y la evidencia que tú y tu organización registran, incluidas fotografías tomadas con la cámara del dispositivo o elegidas de su galería.
  • Ubicación: la app móvil registra tu ubicación al iniciar y al finalizar una inspección, para la gestión de rutas y para dejar constancia de la visita en sitio, solo mientras la usas y únicamente si concedes el permiso de ubicación del sistema operativo. No hacemos seguimiento de ubicación en segundo plano.
  • Datos técnicos y de diagnóstico: registros de errores de la aplicación para detectar y corregir fallas —configurados para no enviar datos personales identificables— y registros técnicos de acceso a los servidores con fines de seguridad.

3. Información obtenida de Google

Si tu organización ya te dio de alta en la plataforma, puedes entrar con tu cuenta de Google en lugar de escribir tu contraseña. Para eso usamos el servicio “Iniciar sesión con Google” (Google Identity Services). Esta sección describe exactamente qué hacemos con la información que recibimos de Google.

  • Qué datos recibimos: al iniciar sesión, Google nos entrega un token de identidad firmado con la información básica de tu cuenta que autorizas en su pantalla de consentimiento: tu dirección de correo electrónico, si Google la verificó, tu nombre, tu foto de perfil, el identificador de tu cuenta de Google y, si usas Google Workspace, el dominio de tu organización. Solo solicitamos los permisos básicos de identidad (openid, email y profile).
  • Para qué los usamos: exclusivamente para autenticarte. Comprobamos la firma del token, verificamos que Google haya confirmado tu correo y lo comparamos con la cuenta que tu organización ya creó en Gestiion; si coinciden, abrimos tu sesión. No usamos tu nombre, tu foto ni tu identificador de Google, y no creamos cuentas nuevas a partir de datos de Google.
  • Qué guardamos: no almacenamos el token de Google ni ninguno de los datos que contiene. Tu cuenta en Gestiion conserva solo la información que ya tenía antes de que iniciaras sesión con Google. No solicitamos acceso a Gmail, Google Drive, Google Calendar, tus contactos ni a ningún otro servicio o dato de tu cuenta de Google.
  • Con quién los compartimos: con nadie. La información obtenida de Google no se vende, no se transfiere a terceros, no se usa para publicidad ni para crear perfiles, y ninguna persona de nuestro equipo la lee.
  • Cómo retirar el acceso: puedes desvincular Gestiion de tu cuenta de Google en cualquier momento desde https://myaccount.google.com/permissions. Después podrás seguir entrando a la plataforma con tu correo y tu contraseña.

El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación, por parte de Gestiion, de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de Uso Limitado: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy

Gestiion's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.Declaración de Uso Limitado, en su versión original en inglés

4. Para qué usamos la información

  • Responder tu solicitud de demo y hacer el seguimiento comercial correspondiente.
  • Prestar el servicio contratado por tu organización: crear y administrar cuentas, autenticar usuarios, registrar la operación de mantenimiento y generar reportes.
  • Dar soporte y enviarte comunicaciones operativas sobre el servicio, como invitaciones, restablecimiento de contraseña y avisos de la plataforma.
  • Mantener la seguridad del sitio y de la plataforma: prevenir abuso, fraude y accesos no autorizados, y diagnosticar fallas.
  • Entender de forma agregada cómo se usa el sitio, para mejorarlo.
  • Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos tu información personal, no la usamos para publicidad dirigida y no la tratamos para finalidades distintas a estas sin pedirte antes una nueva autorización.

5. Con quién la compartimos

Dentro de la plataforma, la información operativa es visible para los usuarios autorizados de tu propia organización, según los roles que su administrador defina. Fuera de ella, solo la compartimos con los proveedores que nos prestan servicios de infraestructura, que actúan como encargados del tratamiento bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad:

  • Amazon Web Services: servidores, base de datos y almacenamiento de archivos de la plataforma, en Estados Unidos.
  • Cloudflare: alojamiento del sitio web, registro de las solicitudes de demo y de las métricas del sitio, y protección contra bots.
  • Twilio SendGrid: envío de los correos de la plataforma.
  • Resend: envío a nuestro equipo comercial del aviso de cada nueva solicitud de demo.
  • Sentry: registro de errores técnicos de la aplicación.

Varios de estos proveedores tratan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Esas transmisiones se hacen con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme a la Ley 1581 de 2012. También podemos revelar información cuando una ley o una orden de autoridad competente lo exija.

6. Cuánto tiempo la conservamos

  • Solicitudes de demo: mientras exista una relación comercial en curso o en evaluación, o hasta que solicites su supresión.
  • Datos de cuenta e información operativa: mientras tu cuenta esté activa y el contrato con tu organización siga vigente. Al terminar, se eliminan o anonimizan, salvo lo que debamos conservar por una obligación legal o contractual.
  • Información obtenida de Google: no se conserva; se usa únicamente durante el inicio de sesión.
  • Registros técnicos y de errores: por periodos limitados, solo el tiempo necesario para la seguridad y el diagnóstico.

7. Cómo pedir la eliminación de tus datos

Puedes pedir en cualquier momento que eliminemos tus datos escribiendo a privacidad@gestiion.com desde el correo asociado a ellos. Si usas la plataforma como parte de una organización, también puedes pedir a su administrador que desactive tu cuenta. Atenderemos la solicitud en los plazos indicados en la sección 9, salvo que exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservar parte de la información.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la información frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación: conexiones cifradas (HTTPS/TLS) entre tu dispositivo y nuestros servicios, contraseñas guardadas como hash, control de acceso por roles dentro de la plataforma y acceso restringido a la infraestructura. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que fija la ley.

9. Tus derechos

Como titular de datos personales tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; a solicitar prueba de la autorización que otorgaste; a ser informado sobre el uso que les damos; a revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; a acceder a ellos gratuitamente; y a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Para ejercerlos, escribe a privacidad@gestiion.com indicando tu nombre, tu número de identificación, el derecho que quieres ejercer y un dato de contacto para responderte. Respondemos las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en un máximo de quince (15) días hábiles, plazos que la ley permite prorrogar avisándote antes. El detalle del procedimiento está en la Política de tratamiento de datos personales.

10. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a empresas y profesionales. No recolectamos de forma consciente datos personales de menores de 18 años; si detectamos que lo hicimos, los eliminamos.

11. Cambios a esta política

Publicaremos en esta página cualquier cambio, con su fecha de actualización. Si un cambio afecta la forma en que usamos tus datos —incluida la información obtenida de Google—, te lo informaremos antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, te pediremos una nueva autorización.

12. Contacto

Preguntas, solicitudes o reclamos sobre esta política: privacidad@gestiion.com.