No se puede planear el mantenimiento de lo que no está registrado. Estructurar bien el inventario de activos es el primer paso de cualquier plan de mantenimiento serio, y vale la pena hacerlo con cuidado desde el principio.
Qué campos debería tener cada activo
- Nombre e identificación única (código interno o número de serie).
- Ubicación: sede, línea, área específica.
- Ficha técnica: marca, modelo, fecha de instalación.
- Criticidad: si su falla detiene la operación, compromete seguridad o es especialmente costosa.
- Estado actual: operativo, en falla, pendiente de revisión.
Cómo organizarlo por jerarquía
Un inventario plano —todos los activos en una sola lista— funciona para pocos activos, pero se vuelve difícil de navegar rápido. Organizarlo por sede, luego por línea o sistema, y luego por activo individual, facilita encontrar lo que se busca.
El error de empezar por lo complejo
No hace falta registrar cada tornillo del inventario el primer día. Empezar por los activos críticos y los de mayor valor, e ir ampliando el detalle con el tiempo, es más sostenible que intentar la exhaustividad total desde el arranque.
Mantenerlo actualizado
Un inventario que no se actualiza cuando entra un activo nuevo o se da de baja uno viejo pierde valor rápido. La forma más simple de mantenerlo vivo es que cada instalación o baja se registre en el mismo sistema, no en un proceso aparte.